Messaggi di posta elettronica con allegati
Con l'andar del tempo l'uso della posta elettronica sta conoscendo un incremento vertiginoso, il traffico di dati che passa da un computer all'altro attraverso l'e-mail continua a crescere in maniera esponenziale. Questo successo era facilmente prevedibile visti gli indubbi vantaggi del mezzo elettronico rispetto alla posta tradizionale, non a caso ribattezzata spesso "snail-mail" (posta-lumaca).
Velocita', costo vicino allo zero, praticita' (niente buste, carta, francobolli da leccare ecc.), facilita' nella gestione dei contatti e degli invii a piu' utenti o liste di utenti e possibilta' di allegare files per lo scambio di dati sono i vantaggi piu' evidenti ma ci sono anche alcuni problemi: il rischio di trasmissione dei virus, lo Spam (i messaggi non richiesti, spesso commerciali) e la ricezione eccessiva di messaggi inutilmente "pesanti" o che non abbiamo possibilita' di aprire. Si ha la sensazione che l'email, semplice mezzo per trasmettere testi, abbia perso la sua valenza di prezioso sistema di scambio di informazioni per diventare il surrogato informatico del fax.
Negli anni pionieristici della telematica, parliamo di dieci anni fa ma sembra un secolo, i pochi utenti connessi e appassionati all'uso delle nuove tecnologie informatiche erano soliti seguire un preciso codice di comportamento anche nell'invio dei messaggi di posta elettronica. Molte delle regole di "buona educazione informatica" che venivano osservate fanno ancora parte del codice di comportamento vigente ma sembrano ignorate dai piu'.
Si dovrebbe tenere in maggiore considerazione che limitare l'uso degli allegati nella posta elettronica migliora l'efficienza e la sicurezza del sistema perche' gli allegati sono spesso pesanti da scaricare e rischiano di accumulare molti dati nelle caselle postali dei destinatari rendendo lento e faticoso il download dei messaggi. Inoltre l'uso eccessivo degli allegati porta l'utente ad abituarsi troppo alla normalita' del fatto di riceverne, spesso e per motivi anche banali, portandolo ad aprirli ed eseguirli senza pensarci troppo, con tutti i rischi che ne derivano.
Seguendo queste semplici regole puoi fare la tua parte per migliorare tutto il sistema e rendere piu' piacevole ed efficace l'uso della posta elettronica:
- Limitare l'uso degli allegati solo ai casi in cui esso sia realmente necessario: un allegato che contiene solo testo e' assolutamente inutile, puoi copiare il testo direttamente nel corpo dell'email con poca fatica e tanti vantaggi.
- Inviare una e-mail di presentazione in cui manifesterai l'intenzione di inviare l'allegato spiegando il motivo e chiarendo quale sia il contenuto; attendere esito positivo prima di inviare l'allegato.
- Presentare sempre gli allegati scrivendo alcune righe di spiegazione (cerca di utilizzare un tono che ti renda riconoscibile con certezza e fai precisi riferimenti al contenuto dell'allegato). Questo tranquillizzera' il ricevente e gli assicurera' che la lettera non e' scritta da un virus o un worm che utilizza il tuo indirizzo
- Prestare attenzione al formato del documento che stiamo inviando: dobbiamo essere sicuri che il destinatario sia in grado di leggerlo
Capita infatti sempre piu' spesso, purtroppo, che chi riceve allegati riesca a vederli solo parzialmente o, peggio, non sia in grado di vederli affatto anche perche' non tutti gli utenti utilizzano gli stessi programmi.
E' necessario scambiarsi i files in un formato comprensibile. Se il destinatario riceve un file di tipo a lui sconosciuto, la prima cosa che pensera' sara' quella di aver ricevuto un virus, e cestinera' l'email; in casi eccezionali perdera' molto tempo a capire di che file si tratta, magari scoprendo che per aprirlo ha bisogno di comprare un costoso programma. Quindi attenzione ai file prodotti con software proprietari (non necessariamente solo Microsoft) e non alleghiamo file in formati sconosciuti al destinatario, se abbiamo intenzione di farci leggere.
Le indicazioni da seguire sono piuttosto semplici da imparare e permettono di non incappare in problemi assai piu' gravi in futuro:
- Utilizzare il formato testo semplice come standard per l'invio delle email: molti programmi di posta permettono di inviare le email anche in formato HTML, un formato che trasmette facilmente virus ed altri programmini pericolosi e che e' preferibile evitare; il formato RTF, invece, puo' generare problemi con gli allegati se usato all'interno di Outlook.
- Poiche' alla Rete sono connessi computer che usano diversi sistemi operativi, lingue, tastiere, tabelle codici ecc. se si vuole quindi essere sicuri che l'email giunga al destinatario con le parole correttamente accentate, non usare caratteri accentati quali: à, è, ì, ù, ò, bensi' l'apostrofo (') come ad es. citta' e non città.
- Non allegare files di Word, Excell, PowerPoint o immagini di Photoshop alle email: il destinatario potrebbe non avere la vostra stessa versione di Microsoft Office oppure non averlo affatto, magari perche' non tutti possono o vogliono spendere centinaia di euro per installare quel programma (ci piace pensare che sappiate che Microsoft Word o Excell o gli altri programmi proprietari si pagano ;o) ).
Inoltre, un file in un formato chiuso e proprietario comporta molti spiacevoli inconveniente: inviare un file di testo fatto con Microsoft Word XP ad un destinatario che ha Microsoft Word 97 implica che il destinatario non riuscira' a visualizzare quel file senza comprare una nuova copia di Microsoft Word XP; un documento Word include normalmente informazioni nascoste sull'autore, che mettono chi lo sa in condizione di curiosare sulle attivita' dell'autore e di tutti coloro che hanno aperto il file: e' possibile che del testo che pensi di aver cancellato sia ancora presente, mettendoti in imbarazzo, come e' accaduto ad esempio al governo inglese poco tempo fa; infine i files di Word possono trasportare dei virus danneggiando sia il destinatario che i tuoi rapporti con lui. - Se proprio non potete inserire la vostra comunicazione direttamente nel testo dell'email, utilizzate dei formati standard nell'inviare i files: un formato universale per comunicare e' integrato in qualunque programma che assolve quella funzione e puo' essere visualizzato ovunque, quale che sia il programma disponibile.
I formati di seguito riportati garantiscono che chi riceve il messaggio possa vedere i nostri allegati esattamente come noi vogliamo che appaiano:- Documenti di testo: Il formato supportato da tutti i programmi e' il .RTF (Rich Text Format) che permette di mantenere maiuscole, corsivi, fonts, diverse grandezze dei caratteri ed altri effetti
- Fogli di calcolo e tabelle: Il formato standard e' il .CSV che tutti i programmi di gestione dei fogli di calcolo possono sia aprire che salvare.
Spesso si trovano utenti inesperti che utilizzano fogli di calcolo (come Microsoft Excell) per fare schemi e tabelle: in questo caso e' preferibile utilizzare editor di testi (come Microsoft Word) creando delle tabelle all'interno della pagina e poi salvando il file in formato .HTM. Questo sistema garantisce anche che i destinatari del documento possano visualizzarlo e stamparlo con facilita'.
Convertire un file in .HTM e' semplice e permette di mantenere tutte le impostazioni, i caratteri e l'impaginazione. Apri il documento, clicca su File, e poi Salva con Nome (Save As), e nel menu a tendina Tipo di File (Save As Type) in fondo alla finestra di dialogo scegli documento .HTM, o Pagina WEB. Poi clicca su Salva (Save). - Presentazioni: Il formato standard e' il .PDF che permette di vedere la presentazione a video e di stamparla nei modi e nelle dimensioni preferite.
- Immagini: Il formato standard e' il .JPG che puo' essere compresso riducendo le dimensioni senza eccessiva perdita di qualita'.
- Audio: Il formato comunemente accettato come standard e' da considerarsi il .MP3
Utilizzando questi formati avremo la certezza che il destinatario riceva le informazioni che stiamo mandando ed avremo rispettato i dettami della netiquette, risparmiando fastidi al nostro interlocutore ed evitando di fare la figura dei cyber-maleducati.
Chi riceve allegati da persone che non hanno rispettato queste semplici regole potrebbe rispondere educatamente facendo notare quale sia il comportamento corretto, magari mandando copia di questo articolo (non come allegato! :-D) od un link ad esso.
